Un evento en vivo exitoso no solo depende de la tecnología y la organización, sino también de la preparación de los disertantes. Ellos son la cara visible del evento y tienen la responsabilidad de transmitir el mensaje de manera clara y efectiva. Prepararlos correctamente no solo mejora su desempeño, sino que también eleva la calidad general del evento.

Aquí tienes una guía completa para garantizar que tus disertantes estén listos para brillar en cualquier formato: presencial, virtual o híbrido.

1. Proveer un briefing detallado

Antes de que los disertantes comiencen a preparar su presentación, necesitan un contexto claro del evento. Esto incluye:

• Detalles del evento: Fecha, lugar (físico o virtual), y una visión general del programa.
• Objetivos específicos: ¿Qué se espera que logren con su intervención? ¿Educar, inspirar, persuadir o informar?
• Perfil de la audiencia: Describe a los asistentes en términos de edad, profesión, intereses y nivel de conocimiento del tema. Esto les permitirá ajustar su lenguaje y enfoque.
• Duración de su intervención: Define claramente cuánto tiempo tienen disponible y si habrá espacio para preguntas o interacciones.
• Formato del evento: ¿Será presencial, virtual o híbrido? ¿Habrá interacción en tiempo real o se grabará previamente?

Un briefing detallado permite a los disertantes entender el panorama general y ajustar su presentación para maximizar el impacto.

2. Realizar ensayos técnicos

La tecnología es un aliado fundamental en los eventos en vivo, pero también puede ser un punto crítico si no se maneja adecuadamente. Realizar ensayos técnicos es esencial para garantizar fluidez:

• Pruebas de equipos: Asegúrate de que los micrófonos, cámaras, computadoras y proyectores funcionen correctamente. Para eventos virtuales, verifica la calidad de la conexión a internet.
• Uso de la plataforma: Enséñales cómo navegar por la plataforma (Zoom, Teams, una landing page personalizada, etc.) y cómo utilizar funciones como compartir pantalla o activar/desactivar micrófonos.
• Simulación completa: Reproduce el flujo completo del evento con los disertantes para que se sientan cómodos con su papel y puedan identificar cualquier problema técnico potencial.

Los ensayos técnicos no solo aseguran un evento fluido, sino que también brindan confianza a los disertantes.

3. Ofrecer recomendaciones de presentación

La forma en que los disertantes comunican su mensaje tiene un impacto directo en la percepción del evento. Algunas recomendaciones clave son:

• Hablar con claridad y a un ritmo adecuado: Evitar hablar demasiado rápido para que la audiencia pueda procesar la información.
• Practicar la interacción visual: En eventos presenciales, mirar al público genera conexión. En eventos virtuales, mirar a la cámara da la sensación de contacto directo.
• Utilizar apoyos visuales atractivos: Las diapositivas deben ser claras, minimalistas y visualmente atractivas. Evita saturar de texto y utiliza gráficos, imágenes y videos para complementar el mensaje.
• Incluir ejemplos prácticos o anécdotas: Hacer referencias a experiencias reales hace que el contenido sea más memorable.

Una buena presentación no solo transmite información, sino que también cautiva y mantiene la atención del público.

4. Crear un ambiente adecuado para los disertantes

El entorno donde se encuentran los disertantes influye directamente en su desempeño y en la percepción del público:

• Iluminación óptima: La luz debe estar dirigida hacia el rostro del disertante para evitar sombras. En eventos virtuales, utiliza lámparas específicas como luces anulares.
• Fondo profesional: Un fondo limpio, corporativo o relacionado con la temática del evento refuerza la profesionalidad. Evita fondos desordenados o distracciones visuales.
• Minimización de ruidos: Procura un espacio silencioso y aislado de interrupciones. Si es posible, utiliza micrófonos con cancelación de ruido.
• Comodidad del disertante: Asegúrate de que tengan acceso a agua, un asiento cómodo y todo lo necesario para su intervención.

Un entorno controlado y profesional asegura que nada distraiga del mensaje principal.

5. Ofrecer soporte técnico en tiempo real

Aunque todo se prepare con antelación, los imprevistos pueden ocurrir. Un equipo técnico de soporte debe estar siempre disponible para:

• Solucionar problemas rápidamente: Desde fallos en el audio hasta interrupciones en la conexión de internet.
• Coordinar cambios de última hora: Como ajustar gráficos, diapositivas o incluso reorganizar el programa en caso de retrasos.
• Brindar tranquilidad a los disertantes: Saber que hay un equipo técnico respaldándolos reduce su nivel de estrés.

El soporte técnico en vivo es el mejor aliado para garantizar que los problemas no afecten la experiencia del público.

6. Establecer un espacio para preguntas y respuestas

Un segmento de preguntas y respuestas (Q&A) bien gestionado mejora la experiencia de los asistentes y refuerza la autoridad del disertante:

• Preparar posibles preguntas: Ayuda al disertante a anticiparse a las inquietudes más comunes del público.
• Utilizar herramientas interactivas: En eventos virtuales, plataformas como Slido, Mentimeter o chats en vivo facilitan la recopilación de preguntas.
• Definir un moderador: Alguien que seleccione las preguntas más relevantes y coordine el tiempo asignado para el Q&A.

Un espacio de interacción demuestra que el evento valora las opiniones y dudas de la audiencia.

7. Proveer retroalimentación y grabaciones

Después del evento, es importante analizar el desempeño de los disertantes para ayudarlos a mejorar en el futuro:

• Compartir grabaciones: Proporciona videos del evento para que puedan evaluar cómo se desempeñaron.
• Comentarios constructivos: Reconoce los puntos fuertes y ofrece sugerencias para mejorar áreas específicas.
• Métricas del evento: Comparte datos como número de espectadores, interacciones o valoraciones del público sobre su presentación.

La retroalimentación no solo mejora el desempeño futuro, sino que también fortalece la relación con los disertantes.

Conclusión

La preparación adecuada de los disertantes no solo garantiza el éxito de sus presentaciones, sino que también eleva la calidad general del evento. Con un enfoque en ensayos técnicos, recomendaciones prácticas y soporte continuo, tus disertantes estarán listos para cautivar a la audiencia y dejar una impresión duradera.

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